Derako, producent van massiefhouten plafond-, wand- en gevelsystemen, heeft zowel nationaal als internationaal maatwerk geleverd voor prestigieuze projecten als het plafondsysteem in de Birmingham Central Library tot en met de duurzame massief houten wanden in de Erasmus Universiteit in Rotterdam en het Fugro TechCenter in Nootdorp. Elk Derako project is gebaseerd op het ontwerpidee van de architect, het creëren van een warm gevoel binnen de moderne architectuur.
Toen Richard van den Engel in 2013 zijn intrede als finance & information manager bij Derako deed, was het zijn taak de jaarlijkse omzet en de efficiëntie van het bedrijf te verhogen. Derako´s productie was behoorlijk op orde maar had net als andere bedrijven in de sector moeite met het herstellen na de recessie. Van den Engel wist dat de implementatie van een enterprise resource planning (ERP) systeem Derako naar een hoger plan kon tillen.
Appels en peren
Derako´s bedrijfsprocessen werden uitgevoerd met behulp van een verscheidenheid aan Excel-spreadsheets en de financiën werden beheerd met behulp van Exact Software. Van den Engel wist dat dit gemakkelijker kon met een geïntegreerd ERP-pakket. Dit systeem moest echter aansluiten bij de omgang met complexe en gespecialiseerde schattingen, offertes en de hout productie-eisen.
“Werken met hout, kun je niet gemakkelijk definiëren of beheren in getallen, artikelen of eenheden”, zegt Richard van den Engel. ”We verkopen letterlijk in oneindige variaties. En wat we verkopen en produceren in houten panelen, produceren we in strekkende meters en die kopen we weer in kubieke meters in. Daarnaast is er niets zo grillig als de eigenschappen van onze houten grondstoffen in hun de verschillende toepassingen en gebruiksomstandigheden. Of het moeten misschien de fluctueringen zijn op de wereldwijde houtmarkt waar we inkopen.”
Andere ERP-leveranciers hebben het geprobeerd om Derako te ondersteunen bij het automatiseren van de bedrijfsprocessen maar zijn daarin niet geslaagd. Zo werkten bijvoorbeeld de inkoop-, productie- en verkoopafdelingen met verschillende eenheden, wat betekende dat een passende ERP-oplossing appels met peren zou moeten kunnen vergelijken.
Hefboom op de kosten
De Nederlandse productie is gestoeld op hoogwaardige kennis, ervaring en technologie en draait goed. Maar het ontbrak Derako aan de juiste stuurinformatie. Resultaten kwamen pas achteraf en leverden verouderde stuurinformatie op voor calculaties en offertes van projecten die al waren gerealiseerd. Wat weer invloed had op de marges van individuele projecten en de resultaten van Derako.
Voor verkoop en calculatie, gebruikte iedereen zijn eigen modellen en macro´s in Excel. En met de omzetverdubbeling die na de overname werd gerealiseerd, groeiden de vaste, indirecte kosten gelijkelijk mee. Terwijl een goed ERP-systeem een hefboom op de vaste kosten plaatst, zodat veel meer omzet kan worden gerealiseerd tegen dezelfde indirecte uitgaven.
Business Intelligence
Na de ervaring met andere ERP-leveranciers wendde van den Engel zich tot de Nederlandse Epicor-partner Macroscoop. Het team van ERP-experts beval Epicor ERP versie 10 aan om de complexe processen te stroomlijnen.
Van den Engel vervolgt: “Epicor bleek een troef in huis te hebben: hun product configurator ondersteunt de oneindige varianten die ons aanbod oplevert, zonder even zovele artikelen aan te maken. Oneindige aantallen artikelen zou ons streven dwarsbomen om met Business Intelligence goede stuurinformatie te produceren. Het advies en de aanpak van Macroscoop sprak ons daarom zeer aan.”
Frisse blik
Na de implementatie van Epicor profiteert Derako van een alles-in-een-systeem, met een dashboard voor de grote kostenpost van de houtinkoop. Dat verbetert de inkoop en scheelt vele mensuren. Ook is er een dashboard voor het klantbeheer (CRM) en voor de omzetprognose.
“Routine maakt plaats voor het toevoegen van meerwaarde”, zegt Van den Engel. “Wij laden de gegevens (´data´) uit de afzonderlijke Excel-bestanden in Epicor. Epicor is ons verstand van onze eigen productiemogelijkheden. Iedereen kan met gelijke middelen en de juiste kennis calculeren en offreren. Overeenkomsten worden onmiddellijk naar de productie omgezet. We hoeven niet meer drie keer per week de productiehal in om verbruiksgoederen als folie, spijkers en deuvels te inventariseren – Epicor doet een inkoopsuggestie. Eind 2015 willen we onze buitenlandse vertegenwoordigers ook vanuit Epicor laten calculeren en offreren.”
Toekomstbestendig
Derako is nu in staat om snel te reageren op veranderingen in de markt, de verzoeken van de klanten en de voorraden. In het offertestadium kan Derako de klant logische, eenvoudige vragen stellen. Epicor zit barstensvol met de kennis en ervaring van Derako en de markt en geeft een gefundeerd antwoord: het beste voor de klant, commercieel verantwoord voor Derako en haalbaar voor productie. “Dit implementatietraject brengt ons naar een hoger plan en maakt ons toekomstbestendig, wat de markt ook doet, want Derako zit het kortst op de bal”, zegt Richard.
“Voor het eerst in de geschiedenis van Derako kunnen we echt snelle en weloverwogen beslissingen nemen. We spelen nu dynamisch in op de omstandigheden. We zijn uitgegroeid tot een proces-gedreven organisatie in plaats van een organisatie die kampt met kennisgebrek. Hoe langer we Epicor gebruiken, des te betrouwbaarder is ons overzicht van en inzicht in de stand van zaken. En des te concurrerender kunnen we optreden tijdens snel veranderende omstandigheden. De implementatie maakt ons toekomstbestendig en maakt ons in staat sneller te reageren,” concludeert Richard van den Engel.
Over Macroscoop
Macroscoop is een zelfstandige Nederlandse onderneming die zich heeft gespecialiseerd in automatiseringsoplossingen die complexe bedrijfsprocessen ondersteunen.
Als belangrijke Epicor Partner in Europa houdt Macroscoop zich primair bezig met het oplossen van automatiseringsvraagstukken bij nieuwe en bestaande relaties op gebied van Productie, Distributie en Financieel. Met de kennis en ervaring die Macroscoop in de afgelopen decennia heeft opgebouwd is Macroscoop een gedegen gesprekspartner op gebied van Epicor ERP systemen. Voor meer informatie, zie www.macroscoop.nl.
Over Epicor
Epicor Software Corporation is wereldwijd leider in het leveren van zakelijke software oplossingen voor productie, distributie, retail en dienstverlenende bedrijven. Met meer dan 40 jaar ervaring heeft Epicor ruim 20.000 klanten in meer dan 150 landen. Epicor oplossingen stellen bedrijven in staat om meer efficiëntie te bewerkstelligen en de winstgevendheid te vergroten. Met een geschiedenis van innovatie, industrie expertise en passie voor uitmuntendheid, inspireert Epicor haar klanten om op een duurzame wijze concurrentievoordeel te behalen. Epicor biedt één aanspreekpunt voor lokale-, regionale- en wereldwijd opererende bedrijven. Voor meer informatie, zie www.epicor.com.
